Lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh


Hiện nay, nhu cầu lập vi bằng ghi nhận hoat động kinh doanh diễn ra rất phổ biến và phạm vi lập cũng đang được mở rộng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vi bằng không chỉ được sử dụng trong quan hệ giữa các bên kinh doanh (Lập vi bằng giao nhận hàng hóa, lập vi bằng ghi nhận đặt cọc…) mà còn ghi nhận những sự kiện, hành vi trong chính nội bộ tổ chức (Vi bằng góp vốn; Vi bằng họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị…). Nếu có nhu cầu lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh, các bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây hoặc liên hệ Trung tâm vi bằng Luật Hùng Bách qua số 0975.686.065 để được tư vấn nhanh chóng, trực tiếp.

Lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là gì?

Căn cứ vào quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thì khái niệm vi bằng được đưa ra như sau:

“Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”

Từ khái niệm trên, có thể thấy lập vi bằng Thừa phát lại phải đáp ứng một số đặc điểm như sau:

Một là, Thừa phát lại phải lập vi bằng dưới hình thức văn bản. Văn bản do Thừa phát lại lập cần có một số nội dung chủ yếu của vi bằng, gồm:

  • Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;
  • Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
  • Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng;
  • Họ, tên người tham gia khác (nếu có);
  • Nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
  • Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
  • Chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).

Hai là, Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi đã chứng kiến. Vi bằng được công nhận là một hình thức chứng cứ không cần chứng minh lại trước Tòa án cũng như dùng làm cơ sở cho giao dịch giữa các bên. Do đó, tính chính xác của lập vi bằng Thừa phát lại rất được coi trọng. Khi tranh chấp xảy ra, nếu một vi bằng có nội dung sai lệch được sử dụng sẽ gây tổn hại đến quyền lợi hợp pháp của các bên. Đồng thời, chính Thừa phát lại lập vi bằng cũng phải cam kết và chịu trách nhiệm với tính trung thực, khách quan của việc lập vi bằng. Do đó, ngay từ bước xác minh thông tin, lập vi bằng Thừa phát lại cần đảm bảo tính chính xác của nội dung được ghi nhận. Thừa phát lại sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng kết hợp với các sự kiện, hành vi do chính mình chứng kiến và thể hiện lại dưới hình thức vi bằng văn bản.

Ba là, Thừa phát lại lập vi bằng theo yêu cầu của của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hiện nay, vi bằng chưa phải là một biện pháp mang tính bắt buộc khi tham gia giao dịch hay trong quá trình tố tụng. Mặt khác, các sự kiện, hành vi mà cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng đều nhằm mục đích riêng là bảo vệ quyền lợi của bản thân. Do đó, chỉ khi có yêu cầu từ khách hàng Thừa phát lại mới nắm được thông tin sự việc và có cơ sở lập vi bằng.

Như vậy, lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là hoạt động do Thừa phát lại thực hiện nhằm ghi nhận lại các sự kiện, hành vi có thật xảy ra trong công việc kinh doanh theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức.

Giá trị của vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh?

Vi bằng trong hoạt động kinh doanh được lập khá phổ biến thế nhưng nhiều người vẫn có thắc mắc về việc lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh có giá trị không? Hay giá trị của vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là gì? Để giải đáp các vướng mắc này, các bạn có thể thảm khảo câu trả lời của chúng tôi với một bạn đọc sau đây:

Câu hỏi: Tôi đang có nhu cầu việc góp vốn với một trường mầm non đã hoạt động được hai năm. Nhiều người khuyên tôi nên lập vi bằng để làm chứng nhưng khi tìm hiểu bài viết trên mạng tôi thấy có trường hợp không được công nhận. Tôi muốn Trung tâm vi bằng Luật Hùng Bách tư vấn cho tôi về giá trị của vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh. Cảm ơn trung tâm.

Giải đáp: Đối với thắc mắc của bạn chúng tôi sẽ trả lời như sau:

Theo quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về Tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thì giá trị pháp lý của vi bằng được quy định như sau:

“Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật; là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật”

Vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh cũng là một hình thức vi bằng nên giá trị pháp lý cũng cần tuân thủ quy định nói trên. Theo đó, giá trị của vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh được thể hiện dưới hai hình thức:

Thứ nhất, vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật.

Đối với vụ việc dân sự, vi bằng sẽ ghi nhận lại các giao dịch hợp tác giữa các bên liên quan theo nội dung yêu cầu của khách hàng. Mọi sự kiện, hành vi trong quá trình thỏa thuận, giao kết hợp đồng đều có thể được lập vi bằng Thừa phát lại. Ví dụ: Vi bằng ghi nhận thỏa thuận về việc mua bán hàng hóa (Số lượng, chất lượng hàng hóa, thời gian, địa điểm và cách thức giao hàng…); Vi bằng ghi nhận về vi phạm của một bên trong quá trình thực hiện hợp đồng; Vi bằng ghi nhận sự việc góp vốn kinh doanh và thỏa thuận về việc phân chia lợi nhuận giữa các bên… Nếu các bên xảy ra tranh chấp mà không tự hòa giải được thì có thể khởi kiện tại Tòa án để bảo vệ quyền lợi của bản thân. Căn cứ vi bằng được lập và các tài liệu, chứng cứ trong vụ án, Tòa án sẽ xác định quyền, nghĩa vụ của các bên (buộc thực hiện nghĩa vụ, bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm…)

Đối với vụ việc hành chính, vi bằng được lập có thể ghi nhận các sự kiện, hành vi của cơ quan, người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh của của doanh nghiệp. Thông thường, vi bằng được lập trong tình huống này sẽ nhằm xác định hiện trạng của doanh nghiệp so với các quyết định hành chính của cơ quan Nhà nước. Như vậy, khi nhận thấy quyết định, hành vi của cơ quan có thẩm quyền chưa đúng, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, các bạn có thể yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng. Vi bằng được lập trong trường hợp này sẽ là cơ sở để khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính và tiếp nữa có thể là chứng cứ trong vụ án hành chính trước Tòa án.

Đến đây, nhiều người có thể đặt ra câu hỏi rằng vi bằng có giá trị như vậy nhưng có điểm gì đặc biệt hơn các hình thức chứng cứ khác? So với các tài liệu khác như file ghi âm, giấy tờ viết tay, đánh máy, ảnh chụp…. thì vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh phải tuân thủ quy định chặt chẽ về nội dung, hình thức và được đăng ký để có giá trị pháp luật. Do đó, các nội dung được lập trong vi bằng sẽ mặc nhiên được coi có giá trị trước pháp luật mà không cần phải thực hiện các biện pháp giám định khác để chứng mình (Trừ trường hợp có căn cứ cho rằng vi bằng được lập có nội dung không chính xác).

Thứ hai, vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Trước khi bắt đầu ký kết hợp đồng, hợp tác với nhau các bên sẽ phải trải qua quá trình thương lượng, đàm phán và kết quả đàm phán sẽ là cơ sở cho các giao dịch sao này. Các thỏa thuận càng được ghi nhận chi tiết, rõ ràng thì những mâu thuẫn, tranh chấp không đáng có trong hoạt động kinh doanh sẽ càng ít. Mặt khác, nếu không có sự thay đổi trong thỏa thuận kinh doanh thì các bên có thể sử dụng vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh cho các giao dịch về sau.

Tóm lại, giá trị của vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh có hai nội dung chủ yếu như chúng tôi đã phân tích ở trên. Khi tham gia các giao dịch các bạn nên cân nhắc lập vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi đặc biệt là trong trường hợp nhận thấy khả năng rủi ro có thể xảy ra

Hình ảnh: Lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh

 

Các trường hợp nên lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh

Hiện nay, pháp luật chỉ quy định các trường hợp không được lập vi bằng hay hiểu một các đơn giản thì ngoài các trường hợp được xét đến tại Điều 37 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP thì đều có thể lập vi bằng. Tuy vậy, để cân bằng được giữa lợi ích và hiệu quả thì cần xem xét kỹ việc lập vi bằng trong từng tường hợp có cần thiết hay không. Để các bạn nắm rõ hơn vấn đề này, trung tâm vi bằng Luật Hùng Bách chúng tôi sẽ cung cấp một số trường hợp nên lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh như sau:

Đối với hoạt động nội bộ của tổ chức kinh doanh các bạn có thể yêu cầu lập vi bằng Thừa phát lại ghi nhận một số sự kiện, hành vi chứa đựng rủi ro cao như:

  • Các cuộc họp để đưa ra quyết định quan trọng trong hoạt động kinh doanh (Lập vi bằng ghi nhận cuộc họp đại hội đồng cổ đông; Lập vi bằng họp hội đồng thành viên; Lập vi bằng họp hội đồng quản trị; Lập vi bằng họp kỷ luật nhân viên…): Vi bằng trong trường hợp này sẽ ghi nhận nội dung theo yêu cầu của khách hàng nhưng thông thường sẽ bao gồm những vấn đề như thành phần tham dự, diễn biến cuộc họp, kết quả họp, ý kiến các bên tham gia họp.Lập vi bằng ghi nhận việc góp vốn, chuyển nhượng cổ phần, sáp nhập, chuyển nhượng doanh nghiệp.
  • Đối với hoạt động của tổ chức kinh doanh với các tổ chức, cá nhân khác, vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh trong trường hợp này nên được lập để chỉ rõ thỏa thuận của các bên trước khi tham gia giao dịch: Vi bằng ghi nhận việc đặt cọc hợp đồng; Vi bằng ghi nhận việc chuyển tiền, giao nhận tài sản… Trong quá trình giao dịch, các bạn cần lập vi bằng đối với các nội dung thay đổi so với thỏa thuận ban đầu; Vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản, hàng hóa tại thời điểm giao (Có đầy đủ số lượng, có đạt được chất lượng đã thảo thuận không, các lỗi tồn tại…); Vi bằng ghi nhận các hành vi vi phạm … Sau quá trình giao dịch, một số loại vi bằng cần thiết lập gồm: Vi bằng ghi nhận chấm dứt giao dịch, thanh lý hợp đồng; Vi bằng ghi nhận việc chuyển giao thông báo đến bên vi phạm trong hợp đồng (trong trường hợp có hành vi trốn tránh, không hợp tác).

Ví dụ: Công ty cổ phần Thiên K và công ty TNHH một thành viên NT ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với nhau vào ngày 20/07/2020. Theo đó, công ty K sẽ thu mua sản phẩm gốm sứ của công ty NT với giá 100.000 đồng cho một sản phẩm loại I và 70.000 đồng cho một sản phẩm loại II. Thời điểm giao hàng được các bên thỏa thuận là ngày 30/20/2020, tuy nhiên do tình hình của dịch bệnh nên công ty NT không đủ nhân công để đảm bảo tiến độ giao hàng mà phải thuê bên thứ ba gia công sản phẩm dẫn đến chi phí sản xuất tăng. Do đó, hai bên đã thỏa thuận lại về giá hàng hóa rằng mỗi sản phẩm sẽ tăng thêm 5.000 đồng với điều kiện thời điểm giao hàng được giữ nguyên theo hợp đồng ban đầu và quy định thêm điều khoản phạt vi phạm. Tại thời điểm thỏa thuận, công ty K đã yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh về việc thỏa thuận bổ sung của hai bên. Đến thời điểm giao hàng, công ty NT không giao đủ số lượng và cũng không chịu phạt theo thỏa thuận mới vì cho rằng hợp đồng ban đầu không có điều khoản này. Khi đó, đại diện công ty K có thể sử dụng vi bằng được lập để đàm phán và khởi kiện vụ án dân sự tại Tòa án có thẩm quyền.

Trên đây là các trường hợp nên lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo lợi ích của các cơ quan, tổ chức, cá nhân mà vẫn đáp ứng được mục đích lập vi bằng. Nếu có vướng mắc về trường hợp mình đang gặp phải có nên lập vi bằng hay không mà chưa giải đáp được, các bạn có thể liên hệ Trung tâm vi bằng Luật Hùng Bách thông qua số 0975.686.065 để được hỗ trợ. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các trường hợp nên lập vi bằng trong các giao dịch khác.

Thủ tục lập vi bằng có phức tạp không? 

Đối với mỗi loại vi bằng thì tùy thuộc vào tính chất, mức độ của sự việc cũng như yêu cầu của khách hàng mà tính phức tạp trong thủ tục sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, để nắm được cơ bản quy trình lập vi bằng cũng như giải đáp vướng mắc về “Thủ tục lập vi bằng có phức tạp không” các bạn có thể tham khảo nội dung dưới đây.

Bước 1: Thu thập thông tin và giấy tờ, tài liệu.

Như chúng tôi đã phân tích trong phần trên của bài viết, Thừa phát lại không lập vi bằng dựa trên ý chí của bản thân mà phải căn cứ vào yêu cầu của khách hàng. Do đó, để Thừa phát lại nắm được thông tin vụ việc và có cơ sở lập vi bằng các bạn cần cung cấp thông tin, các giấy tờ liên quan. Đối với trường hợp lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh các giấy tờ cần cung cấp phải dựa trên nội dung vi bằng, các bạn có thể tham khảo một số giấy tờ cơ bản gồm: Giấy tờ của người yêu cầu lập vi bằng và của những người liên quan trong nội dung vi bằng (CMND, căn cước công dân, hộ khẩu; Giấy tờ xác định tư cách, chức vụ…); Giấy tờ liên quan đến sự việc lập vi bằng (Hợp đồng, văn bản thỏa thuận, biên bản…). Ngoài ra, các hình ảnh, file thông tin điện tử khác chứa đựng nội dung liên quan đến yêu cầu lập vi bằng cũng cần được cung cấp cho Thừa phát lại (Nếu có).

Tại buổi làm việc trực tiếp với Thư ký nghiệp vụ và Thừa phát lại bạn sẽ trình bày nội dung các yêu cầu của mình khi muốn lập vi bằng, dựa trên các yêu cầu đó thì thư ký nghiệp vụ hoặc Thừa phát lại sẽ tư vấn các vấn đề liên quan đến vụ việc và nếu yêu cầu của bạn là hợp pháp thì bạn sẽ được điền vào phiếu yêu cầu lập vi bằng.

Bước 2: Tiến hành lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu Thừa phát lại và Thư ký nghiệp vụ sẽ tiến hành các hoạt động cần thiết để lập vi bằng. Tùy thuộc vào yêu cầu của người lập vi bằng mà các bạn có thể trực tiếp đến văn phòng thừa phát lại hoặc Thừa phát lại trực tiếp đến tận nơi lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh. Thừa phát lại sẽ sẽ áp dụng một số biện pháp như chụp ảnh, ghi âm, quay hình… để ghi nhận một cách chi tiết và chính xác nhất các nội dung theo yêu cầu của khách hàng.

Sau khi hoàn tất các nội dung vi bằng người yêu cầu cũng như những người liên quan phải ký vào vi bằng, đồng thời Thừa phát lại ký, đóng dấu trên tất cả các trang của vi bằng và thực hiện việc vào sổ vi bằng.

Bước 3: Đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp.

Theo quy định của pháp luật hiện nay, trong thời hạn 03 ngày kể từ khi lập xong vi bằng phải được gửi đến Sở tư pháp nơi đặt trụ sở của văn phòng Thừa phát lại để đăng ký. Việc này đảm bảo giá trị pháp lý của vi bằng đối với các cơ quan có thẩm quyền và đặc biệt là Tòa án.

Vi bằng được lập không đúng về mặt thủ tục ngoài việc có thể không được pháp luật thừa nhận còn có thể gây ảnh hưởng đến tính chính xác, khách quan về mặt nội dung. Vì vậy, quy trình lập vi bằng cần phải trải qua 03 bước cơ bản như trên để phù hợp với quy định tại Điều 39 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về Tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại.

Chi phí lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh

Khác với cách thức tính phí trong một số hoạt động khác như công chứng, chứng thực có biểu phí riêng và có thể tính dựa trên giá trị tài sản, chi phí lập vi bằng được pháp luật cho phép các bên tự thỏa thuận.

Căn cứ quy định tại Điều 64 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP, Văn phòng Thừa phát lại quy định và phải niêm yết công khai chi phí lập vi bằng, xác định rõ mức tối đa, mức tối thiểu, nguyên tắc tính.

Tuy nhiên,  các bên vẫn có thể thỏa thuận về chi phí lập vi bằng dựa trên cơ sở giờ làm việc và các khoản chi phí thực tế phát sinh như: Chi phí đi lại; Phí lập vi bằng ngoài giờ; Phí cho người làm chứng… Ngoài ra, đối với một số trường hợp phức tạp hoặc theo yêu cầu riêng của khách hàng áp dụng thêm một số biện pháp nghiệp vụ như: Ghi âm, quay phim,….. thì mức phí sẽ được tính riêng.

Vậy, mức chi phí lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh sẽ được Thừa phát lại niêm yết tại văn phòng một cách công khai. Ngoài ra, đối với từng trường hợp cụ thể Văn phòng thừa phát lại và khách hàng có thể tự thỏa thuận trên cơ sở tự nguyện và mức phí sẽ được ghi rõ trên hợp đồng.

Dịch vụ lập vi bằng trọn gói, chi phí thấp

Với đội ngũ Thừa phát lại kinh nghiệm chúng tôi không chỉ lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh mà còn mà còn hỗ trợ lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi khác theo đúng quy định pháp luật như:

  • Lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản trước khi bị thu hồi đất;
  • Lập vi bằng ghi nhận hành vi vu khống, nói xấu trên mạng xã hội;
  • Lập vi bằng ghi nhận việc giao nhận tài sản, giao nhận tiền khi mua nhà đất;
  • Lập vi bằng ghi nhận việc đặt cọc;
  • Lập vi bằng ghi nhận website, thông tin hình ảnh trên mạng internet;
  • Lập vi bằng ghi nhận tình trạng tài sản trước khi ly hôn, thừa kế;
  • Lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản;
  • Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Đối với việc lập vi bằng trong các trường hợp trên, chúng tôi có hỗ trợ lập vi bằng tại văn phòng và lập vi bằng tận nơi, nhanh chóng, đảm bảo an toàn. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết lập vi bằng trọn gói, chi phí thấp để biết thêm về dịch vụ của chúng tôi.

Để sử dụng dịch vụ lập vi bằng hoặc cần được tư vấn thắc mắc liên quan đến lĩnh vực lập vi bằng các bạn có thể liên hệ thông qua số điện thoại 0975.686.065 hoặc địa chỉ email luathungbach@gmail.com để được hỗ trợ trực tiếp.

Tú Anh.

CÔNG TY LUẬT HÙNG BÁCH - LIÊN ĐOÀN LUẬT SƯ VIỆT NAM

Địa chỉ trụ sở chính: Số 91a đường Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
Chi nhánh Hồ Chí Minh: Tầng 2, số 306, Nguyễn Văn Lượng, Gò Vấp, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 1900 6194

Email : luathungbach@gmail.com

Website: Luathungbach.vn



Chia sẻ bài viết facebook.png twitter.png google-plus.png


Tìm kiếm





Dịch vụ nổi bật